Pada tulisan kali ini, aku mau bahas tuntas mengenai persiapan melengkapi dokumen administrasi untuk mengikuti seleksi beasiswa CCI Program dari AMINEF Indonesia. Seperti yang sudah pernah aku bahas dalam blog sebelumnya bahwa persyaratan berkas yang diminta antara lain sertifikat TOEFL, ijazah SMA, ijazah D3 atau S1, dan surat keterangan bekerja. Untuk daftar lengkapnya, silakan teman-teman baca di halaman ini ya! Kalau gitu, yuk mari kita bahas satu per satu.

Sertifikat TOEFL atau IELTS

Kenapa aku sebut sertifikat bahasa Inggris paling pertama? Alasannya adalah untuk mendapatkan skor TOEFL atau IELTS yang diminta itu membutuhkan usaha yang banyak dan persiapan yang gak sebentar. Kalau teman-teman ikutan ujian TOEFL atau IELTS yang resmi, setidaknya butuh waktu sekitar 1 bulan dari mulai daftar ujian sampai bisa mendapatkan sertifikat fisiknya. Selain itu, mengikuti ujian ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Untuk itu, perlu disiapkan secara matang agar hasilnya maksimal dalam sekali tes saja. Gak mau kan ikut tes berualng-ulang dan bayar biayanya terus-terusan akibat skor yang didapat belum memenuhi persyaratan yang diminta?

Bagi yang tinggal di Jakarta atau sekitaran Jabodetabek, bisa banget coba ikut tes TOEFL di IES Foundation. Lembaga ini sudah terpercaya dalam melaksanakan ujian bahasa inggris dan hasilnya pun resmi diakui oleh ETS (Educational Testing Service). Aku rekomendasikan tes di sini karena harga lebih terjangkau dibanding tes langsung di ETS dan lembaga ini juga yang nantinya akan ditunjuk oleh AMINEF untuk pelaksanaan tes TOEFL ketika teman-teman telah lolos seleksi berkas. Biaya tes TOEFL di IES Foundation ini sekitar 485 ribu jika masih belum berubah.

Mungkin teman-teman ada yang bertanya-tanya, kenapa aku gak saranin ikut tes IELTS. Alasannya adalah biaya tes IELTS itu jauh lebih mahal (sekitar 5 jutaan) dan persiapannya juga harus jauh lebih maksimal. Untuk persyaratan dokumen CCI Program, teman-teman aku saranin cukup pakai sertifikat TOEFL ITP aja ya. Mungkin yang kesulitan cari tes on the spot berhubung sedang pandemik, bisa coba ikut tes ITP online. Bahkan, bagi teman-teman yang tinggal di luar pulau Jawa yang biasanya agak susah cari lembaga penyelenggara tes TOEFL resmi, AMINEF memperbolehkan aplikan menggunakan sertifikat tes TOEFL prediction. Ingat, skornya harus di atas 450 ya. Lebih baik lagi kalau teman-teman bisa set goal untuk mendapatkan skor TOEFL di atas 500.

Biar bisa menghemat pengeluaran, teman-teman gak perlu kok ikutan kelas persiapan TOEFL karena memang biayanya gak murah dan waktunya juga gak sebentar. Aku merekomendasikan teman-teman untuk bisa belajar mandiri dan sesuaikan waktunya dengan kebutuhan masing-masing karena aku yakin setiap yang daftar beasiswa CCI Program ini masih sibuk dengan pekerjaan di tempat bekerja. Beberapa website yang aku pakai untuk belajar TOEFL adalah Voice of America Resources, English Club Texts and Materials, ETS TOEFL Planner, ETS TOEFL Practice Test, atau bahkan teman-teman juga bisa dengerin beberapa podcast atau belajar dari video American English Youtube Channel. Silakan dicoba ya inshaa Allah akan sangat membantu proses belajar teman-teman semuanya.

Dokumen Terjemahan Tersumpah

Sambil menunggu jadwal dan atau hasil tes TOEFL, alangkah baiknya jika sambil menyiapkan dokumen lainnya seperti menerjemahkan ijazah dan transkrip nilai. Mendaftar beasiswa memang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, jadi teman-teman harus rela untuk mengeluarkan extra money agar dapat melengkapi persyaratan dokumen yang diminta. AMINEF sebagaimana menyebutkan dalam website-nya, meminta berkas ijazah dan transkrip nilai yang sudah diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris. Biasanya ketika mendengar bahwa dokumen harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris, teman-teman aplikan langsung berpikir bahwa dokumennya harus diterjemahkan melalui penerjemah tersumpah. Dikarenakan penggunaan jasa penerjemah tersumpah ini membutuhkan biaya, maka teman-teman harus lebih teliti lagi dalam menyusun strategi penerjemahan dokumen agar bisa sedikit menghemat biaya.

Untuk ijazah dan transkrip nilai kuliah (D1 sampai S1), coba dicek kembali berkasnya sebelum teman-teman kirim ke penerjemah tersumpah untuk diterjemahkan karena biasanya di dalam ijazah ataupun transkrip nilai sudah dicetak menggunakan dua bahasa sekaligus (kebanyakan kampus-kampus besar). Dalam konteks ini, teman-teman sama sekali tidak perlu menerjemahkannya kembali menggunakan jasa penerjemah tersumpah. Cukup difotokopi saja sesuai dengan kebutuhan dan dilegalisasi ke pihak kampus. Tapi, jika ijazah ataupun transkrip nilainya belum dicetak dalam dua bahasa, coba hubungi kesekretariatan kampus dan tanya apakah bisa diterjemahkan oleh pihak kampus. Biasanya pihak kampus memang sudah punya template-nya sendiri jika ada alumninya yang ingin menerjemahkan dokumen. Jadi di sini teman-teman bisa menghemat biaya karena biasanya pihak kampus tidak akan memungut biaya sama sekali. Sedangkan untuk ijazah dan nilai SMA, jarang sekali dokumen tersebut dicetak bilingual. Jadi, untuk dokumen yang ini teman-teman bisa menghubungi pihak penerjemah tersumpah untuk diterjemahkan.

Berdasarkan pengalaman yang aku alami, aku hanya perlu menerjemahkan ijazah dan nilai SMA melalui penerjemah tersumpah karena dokumen tersebut tidak dicetak dalam dua bahasa. Dokumen lain seperti ijazah dan transkrip nilai D3 tidak perlu aku terjemahkan lagi karena sudah bilingual. Jika teman-teman yang berada di wilayah Jabodetabek, Jawa Barat, atau sekitarnya, kesulitan mencari jasa penerjemah yang cepat dan murah, bisa sekali hubungi JTC Indonesia melalui emailnya di jtcindonesia@yahoo.co.id. Mereka cukup responsif dan biayanya cukup terjangkau jika dibandingkan dengan jasa penerjemah yang lainnya. Biaya terjemahannya yaitu 60 ribu per lembar dan ini sudah paling murah di antara yang lainnya (percaya deh, soalnya aku sudah riset sendiri cari yang paling murah hahaha). Nanti setelah kita hubungi dan kirim berkasnya, pihak JTC Indonesia akan memberikan informasi mengenai total biaya yang harus ditransfer beserta ongkos kirim dokumen dan akan diberitahukan pula berapa lama proses pengerjaannya. Setelah proses selesai dan sebelum dokumen dicetak atau dikirim, pihak JTC Indonesia akan mengirimkan soft files dokumen kita agar kita dapat me-review apabila ada kekurangan, ketidakcocokkan data, atau kesalahan dalam dokumen tersebut. Nanti setelah kita approve, barulah mereka akan mengirimkan dokumennya. Gampang banget bukan?

Legalisasi Ijazah dan Transkrip Nilai

Walaupun kedengaran sepele, tapi ternyata menyiapkan dokumen ini pun membutuhkan effort yang gak sedikit. Bagi teman-teman yang bekerja di luar daerah tempat tinggal dan jauh dari sekolah atau kampus, pastinya akan sangat sulit untuk mengurus dokumen legalisasi ini. Makanya, perlu dipikirkan bagaimana strategi yang tepat dan efektif agar dapat melegalisasi semua fotokopian berkas-berkas tersebut.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah hubungi pihak sekolah atau kampus. Pastikan via telepon dan bukan lewat email. Jelaskan sedetail-detailnya megenai keperluan dan keinginan kamu untuk daftar beasiswa dan membutuhkan legalisasi dokumennya, sampaikan juga bahwa teman-teman posisinya sedang bekerja dan berada cukup jauh dari sekolah atau kampus (jika memang iya disampaikan apa adanya), serta jangan lupa minta saran bagaimana cara terbaik agar teman-teman bisa mendapatkan dokumen yang sudah dilegalisasi dalam waktu dekat. Jika teman-teman menyampaikannya dengan santai dan sopan, inshaa Allah pihak sekolah atau kampus akan bersedia membantu teman-teman.

Se-fruit tips dari aku dalam menyiapkan dokumen untuk dilegalisasi adalah hubungi kerabat dekat jika ada yang bekerja di tempat teman-teman bersekolah (SMA) maupun kuliah. Cara ini akan sangat membantu mempermudah dan mempercepat proses legalisasi dokumen oleh pihak sekolah atau kampus. Cara ini juga yang aku praktekan ketika aku daftar beasiswa CCI Program tahun 2018 yang lalu. Aku hubungi teman SMA-ku yang kebetulan bekerja sebagai guru pengajar di SMA tersebut dan aku juga hubungi teman kuliahku yang beruntungnya bekerja di kesekretariatan di kampusku dulu. Alhamdulillah mereka semuanya mau membantu dengan senang hati.

Kirimkanlah dokumen fotokopi yang mau dilegalisasi dalam jumlah yang cukup banyak. Selain itu, jika dokumen-dokumen yang sudah diterjemahkan sudah diterima, teman-teman bisa sekaligus menyertakannya bersamaan dengan dokumen fotokopi yang lain karena hasil terjemahan dari penerjemah tersumpah juga masih perlu dilegalisasi oleh pihak sekolah dan kampus. Hal ini dilakukan untuk menghemat usaha teman-teman di kemudian hari karena dari pihak AMINEF akan meminta dokumen ini secara berkala pada tahapan wawancara, setelah lolos wawancara, dan saat mau wawancara visa. Jadi teman-teman gak perlu bolak-balik minta legalisasi dokumen ke sekolah dan kampus. Aku sendiri dulu minta legalisasi fotokopi ijazah SMA, ijazah D3, transkrip nilai D3, dan fotokopi hasil dokumen yang sudah diterjemahkan masing-masing 20 salinan. Gak enak juga kan kalau harus minta tolong berkali-kali sama teman-temanku yang sudah baik membantu.

Surat Keterangan Bekerja atau Usaha

Dokumen ini juga perlu teman-teman urus secara paralel sambil menunggu hasil legalisasi dokumen dari pihak sekolah dan kampus. Prosedurnya bisa disesuaikan dengan peraturan yang ada di tempat kerja masing-masing, dan biasanya bisa diminta ke bagian HR atau sekretariat. Gak ada tips khusus untuk mengurus dokumen ini, hanya saja teman-teman perlu negosiasi sedikit dengan pihak kantor apabila tidak mendapatkan ijin untuk cuti sekolah atau resign karena ingin mengikut beasiswa apabila lolos seleksi.

Bagi teman-teman yang tidak bekerja di bawah institusi pemerintahan atau swasta dan memiliki usaha sendiri atau bahkan freelance, bisa mengurusnya ke pemerintah setempat seperti kesekretariatan desa atau kecamatan dengan mengikuti format surat yang sudah mereka miliki atau bisa juga mengikuti format seperti ini.

Kartu Identitas Diri dan Pasfoto

Kalau untuk persyaratan ini, teman-teman bisa bebas pilih, bisa pakai KTP, kartu SIM, atau paspor. Silakan disesuaikan dengan dokumen yang dimiliki dan available saat itu juga. Dengan tujuan agar mempermudah persiapan teman-teman sehingga bisa lebih fokus ke persyaratan yang lainnya. Pasfoto juga biasanya teman-teman bisa gunakan foto ijazah yang disimpan atau mencetak ulang hasil scan foto yang teman-teman punya. Jika teman-teman punya waktu luang yang agak banyak di hari kerja, akan lebih baik lagi jika bisa menyempatkan mampir ke kantor imigrasi untuk membuat paspor. Meskipun di tahap awal ini paspor belum dipersyaratkan oleh AMINEF dan baru akan diminta setelah teman-teman dinyatakan lolos tahap wawancara, tapi jika teman-teman sudah buat dari awal akan sangat membantu diproses selanjutnya, yaitu tahap kesehatan, yang cukup sulit dan memakan waktu.

Aku sendiri di tahap awal seleksi berkas ini hanya mengirimkan fotokopi KTP saja karena waktu itu yang paling mudah pilihannya adalah KTP. Aku juga belum punya paspor sama sekali waktu itu dan baru ke kantor imigrasi untuk mengurus paspor seminggu setelah wawancara karena pada saat itu aku sudah punya gut feeling bahwa aku akan lolos seleksi wawancara. Dan benar aja, 3 hari setelah aku mengurus paspor di kantor imigrasi, akhirnya aku dapat email lolos ke tahap medical check up. Di email tersebut aku diminta untuk mengirimkan fotokopi paspor dengan batas waktu maksimum 7 hari. Sementara paspor tinggal 2 hari lagi sudah bisa diambil. Alhamdulillah banget, perfect timing.

Paspor ini bisa dibuat dengan biaya 350 ribu untuk paspor biasa dan 650 ribu untuk e-passport, belum termasuk biaya administrasi sebesar 50 ribu. Setelah teman-teman mengajukan paspor dengan mengisi formulir dan membubuhkan materai, nanti akan dipanggil untuk pengambil foto dan sidik jari, serta wawancara. Paspor baru bisa diambil setelah maksimal 5 hari dari tanggal pembayaran. Selengkapnya silakan cek informasinya di website kantor imigrasi pusat dan atau masing-masing wilayah ya.

Formulir Aplikasi CCI Program

Terakhir yang paling penting adalah berkas formulir aplikasi beasiswa CCI Program yang bisa teman-teman unduh di website AMINEF Indonesia. Di dalam formulir ini, teman-teman akan diminta untuk mengisi informasi-informasi dasar seputar diri sendiri dan program. Pada halaman pertama, informasi yang harus dicantumkan adalah nama lengkap, alamat tempat tinggal, nomor telepon dan email, dan informasi identitas diri lainnya. Sedangkan pada halaman kedua dan ketiga, teman-teman diminta untuk memilih 3 jurusan pilihan pada CCI Program yang ingin dietmpuh selama belajar di Amerika. Terdapat 8 majors jurusan yang bisa dipilih dengan banyak sekali pilihan program studi. Teman-teman bisa cek daftar jurusan tersebut di postinganku yang satu ini ya.

Selanjutnya, teman-teman juga diminta untuk menuliskan riwayat hasil tes bahasa Inggris (seperti TOEFL), riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, dan pengalaman organisasi maupun kegiatan sosial kemasyarakatan seperti volunteering. Di halaman terakhir formulir ini, teman-teman diwajibkan untuk mencantumkan beberapa kontak orang di Indonesia, seperti sanak keluarga atau kerabat kerja, yang bisa dihubungi di saat mengalami keadaan darurat sewaktu menjalani program di Amerika. Sisanya, terdapat 8 buah pertanyaan spesifik mengenai program yang teman-teman harus jawab dengan ringkas, tepat, padat, dan jelas karena jawaban dari 8 pertanyaan inilah yang menjadi essay beasiswa teman-teman semuanya dalam mengikuti seleksi CCI Program. Untuk essay ini, akan aku buatkan artikel khususnya karena pembahasannya akan cukup panjang. Ditunggu ya!

Tips untuk bagian formulir aplikasi ini sebenarnya sangat sederhana, hindari kesalahan penulisan! Yup, sangat dasar bukan? Untuk menghindari hal tersebut agar tidak terjadi, perlu sekali dilakukan beberapa kali review dan edit sebelum teman-teman mengirimkan dokumennya ke pihak AMINEF. Kita gak pernah tau bahwa kesalahan sedikit saja kadang bisa menjerumuskan kita ke jurang ketidakberuntungan yang sangat dalam. So, avoid technical mistakes as much as possible ya!

Itu dia persyaratan dokumen yang harus teman-teman persiapan agar dapat mengikuti seleksi tahap pertama beasiswa CCI Program dari AMINEF Indonesia. Sekali lagi, sebelum kirim semua dokumen yang telah teman-teman persiapkan, lakukanlah check and recheck isi dokumen. Buatlah checklist sederhana yang dapat membantu teman-teman agar menjadi lebih organized. Pastikan semua kesalahan sudah dikoreksi dengan benar dan semua data sudah dimasukkan dengan baik. Semua berkas harus dikirimkan langsung dalam bentuk hardcopy ke kantor AMINEF menggunakan jasa kurir atau pengiriman. Terakhir, teman-teman harus membuat backup files dalam bentuk scan atau soft files untuk keperluan yang kemungkinan akan terjadi di masa yang akan datang. Semua wajib di scan ya!

Sekian dulu tulisanku hari ini.
Thank you for being patient reader.
Sampai ketemu di postingan berikutnya!